Folha de pagamento: Conheça os principais erros cometidos no cálculo

Atenção e principalmente eficiência na elaboração e no cálculo de folha de pagamento, esses são alguns dos principais cuidados que o RH deve ter em sua rotina.

Devido a sua complexidade e inúmeras particularidades, a folha de pagamento gera erros bastante comum nas empresas.

Esse é o documento que deve conter informações sobre rendimentos, descontos, horas extras e o valor líquido a ser pago para o empregado.

Por isso, empresas que erram no cálculo de folha de pagamento podem ter que pagar multas, indenizações e até ter problemas com o Governo.

Falhas na previsão de custos, pagamentos indevidos, uso de planilhas e registros manuais são alguns dos erros mais comuns cometidos nocálculo de folha de pagamento.

A obrigatoriedade da folha de pagamento está presente no artigo 225 do Decreto 3048/1999. E qualquer erro no cálculo de folha de pagamento, que é organizada mensalmente, pode acarretar em graves prejuízos financeiros.

Dessa forma, é essencial possuir um processo organizado para elaborar esse documento.

Quer saber quais os erros mais comuns no cálculo de folha de pagamento e as possíveis soluções para corrigir o erro? Neste artigo você confere todos os detalhes sobre o tema. Veja!

Os erros no cálculo de folha de pagamento
Mesmo sendo uma atividade rotineira do departamento pessoal, o cálculo de folha de pagamento é recheado de detalhes. Sendo assim, é comum que os erros sejam muito comuns nas empresas.

Portanto, o departamento pessoal deve conhecer as obrigatoriedades da lei e todas as diretrizes para que o cálculo de folha de pagamentoseja feito corretamente. Isso mantém sua empresa regular perante a lei e evitar processos trabalhistas.

Para que você evitar os erros, selecionamos abaixo os 5 principais erros cometidos no cálculo de folha de pagamento. Confira!

Cálculos errados de pagamentos e descontos;
Erro na previsão de custos;
Enquadramento equivocado dos profissionais;
Escolha de processos manuais;
Fórmulas erradas e falta de backup dos documentos.
E cada um dos erros de cálculo de folha de pagamento citados acima ocorrem principalmente por falta de planejamento e organização das empresas.

Cálculos errados de pagamentos e descontos
Os erros no cálculo de folha de pagamento são os mais comuns. Esse documento possui muitos percentuais a serem somados, detalhados e descontados.

Com isso, principalmente para que empresas que fazem tudo manualmente, a chance de equívoco é muito grande.

Alguns dos principais cálculos incidem sobre horas extras, pagamento de benefícios como VR e VT, adicionais noturnos, contribuição sindical, entre outros.

Diante de tantos detalhes, a falta de atenção nos cálculos pode causar gastos desnecessários à empresa.

Erro na previsão de custos
Um problema bastante comum referente ao cálculo de folha de pagamento está na previsão de custos. Muitas empresas não se preparam mensalmente ou até mesmo anualmente sobre o que podem ou não gastar.

Sendo assim, comprometem o seu caixa e muitas vezes precisam recorrer a empréstimos e pagar uma alta taxa de juros. Isso acontece principalmente por não prever o pagamento de benefícios, décimo terceiro e férias.

Além de provisionar gastos extras como licença-maternidade, horas extras, adicionais noturnos, participação nos lucros e etc. Seguir o que foi prometido no contrato e prever esses gastos é fundamental para evitar erros no cálculo de folha de pagamento.

Enquadramento equivocado dos profissionais
A lei permite que haja vária formas de legalizar o contrato de trabalho dos profissionais. Eles podem ser freelancer, assalariados, PJ e etc.  

Portanto, enquadrar o colaborador adequadamente é fundamental para evitar erros de cálculo na folha de pagamento.

Isso porque cada contrato tem suas particularidades em relação a remuneração e descontos.

Além disso, é necessário estar atento também ao enquadramento na categoria correta na qual o profissional pertence. Já que cada função é ligada a uma convenção coletiva, com benefícios a serem pagos e descontos a serem feitos.

Quem erra nesse enquadramento consequentemente compromete todo o cálculo de folha de pagamento e abre a porta para que erros sejam cometidos constantemente.

Escolha de processos manuais
Processos manuais em trabalhos rotineiros pode deixar a execução do trabalho mais suscetível a erros. Isso porque a chance de perder alguma informação no caminho do cálculo de folha de pagamento, devido a tantas informações, é muito grande.

Impossibilitando também a integração das informações e a automatização dos processos. Com isso, nos trabalhos manuais, tudo leva mais tempo e a burocracia é que rege a rotina dos profissionais de determinados setores nesse caso.

Fórmulas erradas e falta de backup dos documentos
A automatização dos processos de RH foi um verdadeiro alívio para o setor.

Antes visto apenas como uma área completamente burocrática, hoje os profissionais de RH conseguem se dedicar mais para uma parte estratégica das empresas.

Contudo, é muito importante estar atento ao programa e ao software escolhido nos casos de gerenciamento da folha de pagamento.

Panes na tecnologia ou até mesmo fórmulas erradas podem comprometer um investimento nessa automatização.

Sendo assim é importante sempre conferir o processo, que na maioria das vezes é automático, para se certificar de que todos os cálculos estão corretos.

É fundamental também fazer backups constantes para que nenhum problema apague seus dados.

Possíveis soluções para a o cálculo de folha de pagamento
Identificar os erros de cálculo na folha de pagamento é o primeiro passo para conseguir corrigi-los. E para lhe ajudar a encontrar soluções vamos a um passo a passo para você não errar mais no cálculo de folha de pagamento.

Realize um planejamento prévio
Assim como em todas as rotinas da empresa, no gerenciamento da folha de pagamento, o planejamento é fundamental. É essencial mensurar previamente os gastos e a organização das documentações.

Além disso, empresas que possuem políticas de salário e benefícios têm maior facilidade para realizar o cálculo de folha de pagamento.

Organize seus contratos
Outro controle essencial para corrigir os erros é conseguir diferenciar os tipos de contrato que a empresa possui. No mercado atual há uma grande variação entre freelas, assalariados, prestadores de serviço, autônomos e etc.

Com esse controle sobre os contratos que a sua empresa possui os processos são facilitados. Pois assim, os pagamentos de salário e dos benefícios para cada colaborador são devidamente planejados.

Conheça a lei
Devido às inúmeras particularidades e mudanças da legislação trabalhista, é essencial que os profissionais de RH conheçam as obrigatoriedades desse setor.

Possíveis alterações tributárias como de INSS, FGTS, contribuição sindical e etc., precisam sempre estar em dia.

Portanto, conhecer os impostos e suas variações é um dos primeiros passos para evitar os erros no cálculo de folha de pagamento.

A importância da folha de pagamento
A folha de pagamento tem uma função contábil, operacional e fiscal. Esse documento tem como objetivo oficializar todas as informações referentes aos rendimentos dos colaboradores em relação ao período trabalhado.

Realizar o cálculo de folha de pagamento exige cuidado e atenção. Como dissemos ao longo do artigo, qualquer erro pode gerar processos trabalhistas e como consequência o pagamento de multas e indenizações.

Identificar os erros e principalmente destacar possíveis soluções para o problema pode mudar esse cenário de erros. Levando em conta é claro que a organização e o planejamento são essenciais.

Empresas que não mensuram seus gastos ou que não possuem sua rotina organizada estão mais passíveis a erros.

Fonte: Jornal Contábil | 24/07/2019

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