4 erros na rotina contábil que podem causar a Síndrome de Burnout

Ela pode aparecer quando um trabalhador atinge níveis altíssimos de desgaste físico, emocional e mental.

Em outras palavras: metas inatingíveis, planejamentos ou objetivos extremamente difíceis e a exigência de capacidades que vão além das que o colaborador possui são alguns dos principais agravantes desse mal.

Em empresas contábeis não é raro ter colaboradores ou gestores que sofrem desse mal; por isso decidi criar esse artigo que te ajudará a identificar, combater e evitar esse problema. Boa leitura!

1- Agir como um canivete suíço!

O exótico canivete que surgiu no final do século XIX tinha como diferencial a capacidade de ser multiuso. Possuía desde lâminas afiadas à abridor de garrafas.

Foi criado especialmente para auxiliar os soldados suíços durante o período de guerra.

Se por um lado ter muitas funcionalidades é uma vantagem para as ferramentas, para as pessoas pode ser um problema, principalmente quando pensamos no universo da contabilidade.

Agir ou ter colaboradores que atuam em muitas frentes pode contribuir e muito com a propagação da Síndrome de Burnout.

Segundo o psicólogo Travis Bradberrym, coautor do livro Emotion Intelligence 2.0, não é nada produtivo ter colaboradores trabalhando em blocos de oito horas.

Para ele, é preciso parar 15 minutos a cada hora de trabalho.

Este raciocínio tem como base um estudo realizado pelo Draugiem, grupo de tecnologia da informação.

No teste foi usado um programa de computador para medir quanto tempo os funcionários gastavam para cumprir diferentes atividades e o nível de produtividade.

O estudo chegou à conclusão de que o tempo total da jornada de trabalho não importava tanto, mas sim o modo como ela é estruturada.

E infelizmente, os colaboradores que atuam em diversas frentes inevitavelmente acabam sobrecarregados.

São muitos prazos, ordens de serviço, cobranças que mal sobra tempo pra tomar um café, quem dirá fazer uma pausa de 15 minutos a cada hora trabalhada, não é mesmo?

2- Focar no “quantos são” ao invés de “quem são”!


Acredito que ter uma carteira de clientes ampla é o sonho de toda empresa contábil, mas você já parou pra pensar que focar apenas no número de clientes ativos pode contribuir para o surgimento da Síndrome de Burnout? Vou explicar melhor no decorrer deste tópico, veja:

Uma das tarefas que mais esgotam os contadores é cobrar honorários de clientes inadimplentes.

Isso porque a empresa contábil possui um fluxo de receitas e despesas e quando um cliente atrasa o pagamento coloca em risco todo esse planejamento.

Por isso é importante avaliar a qualidade dos clientes, mas calma! Não estou dizendo que você deve recusar clientes, mas se preparar para lidar com aqueles que possuem alta probabilidade de inadimplência.

Sim, esse tipo de cliente geralmente deixa alguns rastros.

A forma mais fácil de identificá-los é realizar pesquisas em empresas de proteção ao crédito. Isso evita por exemplo que sua empresa caia em fraudes.

Já para avaliar a qualidade dos clientes que você já possui, pode ser interessante fazer um relatório de pagamentos para que no decorrer de um ano, por exemplo, você consiga classificá-los em algum score de qualidade.

Com isso a empresa contábil consegue evitar ou se preparar para lidar com a inadimplência minimizando as chances de esgotamento físico e mental por lidar com um problema inesperado.

3- Ser refém das planilhas!


As planilhas são uma excelente ferramenta, principalmente para os escritórios que lidam com poucos clientes.

Longe de mim querer demonizá-lo. O problema é que, na realidade das empresas contábeis, depender apenas de planilhas para realizar a gestão de tarefas pode ser um problema bastante estressante, entenda:

  •     planilhas não se comunicam entre si;
  •     não emitem lembretes sobre vencimento de tarefas;
  •     exigem um preenchimento e baixa 100% manual das tarefas contábeis;
  •     são mais suscetíveis a erros e retrabalhos.

Além disso, as planilhas exigem um conhecimento bastante aprofundado sobre fórmulas e regras para que se tornem mais funcionais.

Para criar um relatório de inadimplência de clientes, por exemplo, seria necessário atualizar e consultar frequentemente inúmeras planilhas, só de pensar no processo eu já fico estressado, rs.

E nem mencionei aqui a probabilidade de uma mesma planilha ter que ser preenchida e consultada por colaboradores de departamentos diferentes, como é o caso das empresas contábeis maiores.

Bastam alguns números preenchidos de forma incorreta para que toda uma análise seja realizada de forma errada.

Por isso, é importante que o time contábil possa contar com uma ferramenta de gestão de tarefas contábeis para auxiliar no controle e gerenciamento das informações.

Com ela, as tarefas ficam organizadas em um único ambiente, em nuvem, com automatização de tarefas, lembretes sobre vencimento…

Sem contar que a maioria dos dados é preenchida automaticamente com base em documentos anexados à tarefa. E falando em ferramentas…

4- Viver na “idade da pedra”!


Há muitos anos as empresas contábeis eram frequentemente “decoradas” com pilhas enorme de papéis, arquivos empoeirados e muita burocracia. Por sorte e, com a ajuda da tecnologia, isso mudou.

Embora ainda haja burocracia, ao menos as pilhas de papéis, a demora para encontrar documentos antigos e o estresse de lidar com processos 100% manuais ficou para trás.

Mas infelizmente muitas empresas contábeis ainda não aderiram a essas facilidades.

Seja por falta de conhecimento ou por acreditar que modernizar o escritório é um processo caro (o que não é necessariamente verdade) alguns contadores ignoram as ferramentas contábeis existentes no mercado.

O problema é que nos dias atuais, a tecnologia permitiu que alguns processos contábeis pudessem ser realizados com agilidade.

Ou seja, mais processos e clientes podem ser atendidos por empresas que se modernizam, sem precisar de mais horas ou colaboradores.

E para tentar acompanhar esse ritmo e reduzir as desvantagens competitivas, as contabilidades que não investiram na tecnologia têm que trabalhar muito.

Isso obviamente faz com que os colaboradores se desgastem muitas horas por dia sem atingir as metas em muitas das vezes.

Esse é um dos cenários mais favoráveis para o desenvolvimento da Síndrome de Burnout: muito trabalho, poucos resultados efetivos e frustrações frequentes no ambiente de trabalho.

Como se blindar contra a Síndrome de Burnout?


Bom, se você chegou até aqui e diagnosticou  grande probabilidade de o seu time de contadores estar propenso a Síndrome de Burnout, tenho uma boa notícia:

Existem algumas medidas que podem reduzir ou eliminar as chances de o esgotamento físico e mental  atingir o seu escritório, descubra abaixo:
Não dê murro em ponta de faca

Se os trabalhos atrasam com frequência e as 8h diárias não têm sido suficientes, acredite: trabalhar até mais tarde ou levar serviço pra casa não é a solução.

Tente mapear todas as etapas e processos existentes no escritório para identificar os gargalos, isso é muito mais efetivo do que fazer hora extra todos os dias.

Mantenha o foco

Se você está com 5 atividades atrasadas, a pior coisa que pode fazer é resolver elas simultaneamente.

É melhor fazer uma lista de prioridades, a matriz de Eisennhower pode ajudar nisso, e ir “matando” uma tarefa por vez.

Procure ajuda médica

Em alguns casos a Síndrome de Burnout já se instalou e mais do que ajustar a rotina de trabalho, é preciso tratá-la diretamente.

Um médico pode te ajudar a se recuperar para voltar com força total para o trabalho. Não seja negligente com sua saúde, ela é o seu bem mais importante.

Descanse…

O ambiente de trabalho deve ser um lugar produtivo, mas também precisa ser um ambiente leve, gostoso, que faça com que os colaboradores queiram estar ali.

Por isso, se a semana está sendo puxada, crie alguns momentos de descontração, um happy hour ou um evento do tipo “aniversariantes do mês” pode ajudar.

A Síndrome de Burnout pode ser confundida com preguiça ou falta de dedicação, mas é um problema sério e que deve ser evitado (ou tratado) pelo bem do próprio escritório.

Por isso, fique atento aos sinais e siga as dicas do artigo para que, mesmo aos poucos, você consiga transformar o ambiente e ajudar seu time de contadores. Um abraço e até a próxima!

Fonte: Jornal Contábil - 20/09/2019

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